仕事で必要なコミュニケーション 〜相談するときのビジネスマナー～
皆さん、こんにちは！
就労移行支援事業所りんくでは、障がいをお持ちの方の「働く」サポートをしております。
働くための訓練プログラムの一環で「ビジネスマナー」の講座を行っています。そんな中で、先日、「相談」についての講座を行いましたので、ブログでも紹介していきたいと思います。
仕事上の相談、と聞いて皆さんはどのようなイメージを持ちますか？
これまで就職支援をしている中で、「相談が苦手」と話される方がけっこういたように思います。
上司や先輩に仕事の相談をすることに対して苦手意識のある方もいますよね。
仕事で困ったときに、上司相談しようと思ったけど、忙しそうにしていたり、、、
頼まれた仕事を一生懸命こなそうと頑張っていると、「悩んでばかりいないで相談にきなさい」と怒られたり、、、
分からないことをこまめに聞いていると「自分で考えろ」と言われてしまったり、、、
ですが、仕事は個人でやっているわけではないので、他の人に聞いたり、確認しながら作業をすることが必要不可欠です。
一度も相談をせずに仕事をしていくことは不可能と言えるでしょう。
そこで、きちんとした相談のやり方を確認していきたいと思います。
相談のポイント
ただ単純わからないことを聞くのではなく、ポイントに沿って相談をするようにすると上司や先輩の時間を無駄に奪いことなく、スムーズに相談できると思います。
ポイント１
1人で悩まず早めに相談する
→なんでも自分１人でやろうとすると強いストレスがかかったり、時間がかかったりします。他の人に聞いたらうまくいくことも多いので、抱え込まず、なるべく早めに相談しましょう。
ポイント２
自分の考えをまとめてから相談する
→「どうしたらいいですか？」とだけ聞くと、「自分で考えない人」と思われてしまう可能性があります。相談したいことについて自分でもしっかり考えて、「〇〇のようにしたいと思うのですがいかがでしょうか？」という風に聞いてみましょう。その方が上司も答えやすいと思います。
ポイント３
複雑な内容は資料を準備する
→口頭ですべてを伝えようとすると、伝わらずに相談がうまくいかないこともあります。できれば資料を用意したり、実際に見てもらったりと問題点を理解してもらいやすい工夫をしましょう。
ポイント４
普段から良好な人間関係を築いておく
→気の知れない人に話しかけだけでも難しさを感じる人がいると思います。普段から関係をつくっておけばいざという時の相談もやりやすいと思います。そのため、休憩中に雑談をしたり、飲み会やイベントなどには、参加するようにしてみてください。
どれもそんなに難易度が高いわけではないと思いますので、意識して仕事をしてみてください。
きっと働きやすい環境をつくっていけると思います。
相談の手順
いざ相談する場面になって「なんと言ったらいいんだろう？」と困らないように、相談の手順を確認していきましょう。
ステップ１
相手の都合を確認
→「〇〇の件で相談したいのですが、お時間10分ほどよろしいですか？」といったように、いきなり話し出すのではなく、相談に乗ってもらえるかどうか確認しましょう。
ステップ２
状況を説明
→どんなことで困っているのか、現在どんな問題があるのかを伝えます。時々、「〇〇してください」「〇〇させてください」のように真っ先に要求を述べてしまう人もいますが、その前に、必ず、状況をつたえるようにしましょう。
ステップ３
自分の意見を述べアドバイスを受ける
→次に「〇〇にすると良いと思うのですが、いかがでしょうか？」という感じで、自分の意見を伝えたうえで、お伺いを立てます。「どうしましょうか？」とだけ聞くのでなく、自分の意見も添えるようにしましょう。ただ、考えても何も思い浮かばないときには、思い切って「どうしたらいいですか？」聞きましょう。ずっと悩んでいることが一番時間を浪費することになります。
ステップ４
後日、結果報告とお礼を言う
→アドバイスを受けて、実行した結果を伝えにいきましょう。相談に乗った側も結果を気にしています。例えば、悪い結果になったとしても伝えに行った方がいいと思います。加えて、相談に乗ってくれたことに感謝しましょう。
以上の手順を踏んで相談をすればスムーズに聞き入れてくれると思います。
皆さん、いかがでしたでしょうか？
相談一つとってもポイントだったり手順だったりいろいろと覚えておくべきことがあります。
その他にも仕事をしていく上で知っておくべきビジネスマナーはたくさんあります。
ただ、ビジネスマナーは往々にして、会社では教えてくれません。
社会人として常識、知っていて当然と思われています。
なので、働く前に確認しておくことは、とても重要だと思います。
「働く前にビジネスマナーを勉強したい」と思ったら、りんくまでご連絡ください。
りんくは、障がいをお持ちの方の「働きたい」気持ちを応援しています。少しでも気になったらお気軽にお電話ください。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。