秦野市から障がいをお持ちの方の就職を支援します！ 就労移行支援事業所りんく 活動紹介！「電話応対」
皆さん、こんにちは
炎天下の夏がやってまいりました。30度を超える日が続いて、ついついだらだらと過ごしたくなる気候ではありますが、りんくでは暑さに負けず、就職に向けて活動を行っております。
先日、りんくのプログラムで「電話応対」をテーマに講義を行いました。今回は、講義の内容を抜粋してお伝えしたいと思います。
【電話応対の基本】
①迅速に
「３コール以内に出る」「保留時間は、30秒以内」
②正確に
「ひと言ずつ、ゆっくりと話す」「要点をメモする」「聞き取れなかった時などには、復唱確認する」
③親切、丁寧に
「あいづちなどで相手に聞いていることを知らせる」「クッション言葉を使う」
※クッション言葉とは……「申し訳ありませんが」「お手数ではありますが」などの柔らかい印象を与えるための言葉。
皆さん、そうだと思いますが、電話応対をする時に、「ちゃんと聞き取れなかったらどうしよう……」「聞いたことをちゃんと引き継ぎをしなくちゃ」と不安になりませんか？
ちゃんと聞き取ったつもりでも、聞き間違えていたりして先輩や上司に怒られる、なんてこともありますよね……。
だからこそ電話応対の際には、特に、「ひと言ずつ、ゆっくりと話す」「要点をメモする」「聞き取れなかった時などには、復唱確認する」 この３点は重要だとお伝えしています。
「ゆっくりと話す」ことで相手との認識のズレを防ぎます。また、「ゆっくり話す」とメモ取りやすくなるという利点もあります。
「メモをする」ことで伝達ミスが減りますし、「復唱確認」をするとさらに正確さが増します。
りんくでは、「電話応対」が苦手、と、敬遠するだけでなく、「できるようにするための工夫」をしていきましょう、とお伝えしています。どこが苦手なのかを考えて、できるようになるための工夫を重ねていけば、徐々にできるようになっていくはずです！
電話応対は、臨機応変な対応が求められ、難しいなと感じることもあるかもしれません。
ですが、仕事をする上では、求められることもあります。基本を確認しておくことは重要なことだと感じました。
最後までお読みいただきましてありがとうございました。